Die Einführung digitaler Technik im eigenen Unternehmen ist alles andere als banal und stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Für die Einführung eines ERP-Systems, also einer Softwarelösung für Enterprise-Resource-Planning ist viel Vorarbeit notwendig, bevor es an die eigentliche Digitalisierung von Prozessen und Abläufen geht.
Doch vorab: Warum ein ERP-System? Ein ERP-System bündelt Echtzeitdaten aus allen Abteilungen in einem System und liefert so einen umfassenden Überblick. Das erleichtert es erheblich, relevante Geschäftsprozesse fokussiert zu planen, zu steuern und zu überwachen. Trends und Muster in diesen Prozessen und bei den Stakeholdern werden erkannt und potenzielle Probleme frühzeitig visualisiert. Diese tagesaktuelle Transparenz über alle Unternehmensbereiche, ermöglicht es den Unternehmensverantwortlichen im richtigen Moment auf einer soliden Datenbasis zu entscheiden.
Die Einführung eines ERP-Systems
Produktion, Einkauf, Verkauf, Personal, Rechnungswesen sowie Qualität und Compliance: Durch ERP können sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet werden. Das Management des Unternehmens erhält in einem integrierten System alle wichtigen Informationen schnell und zielorientiert auf einen Blick. Das bringt eine hohe Transparenz sowie Handlungs- und Planungssicherheit.
Bei der Einführung eines ERP-Systems soll der Gesamtprozess analysiert, bei Bedarf neu strukturiert und die Abläufe aufeinander abgestimmt werden, damit das ERP-System die gewünschten Ergebnisse liefert und reibungslos funktioniert. Sollen bewährte Prozesse und Verfahrensweisen übernommen oder verändert werden? Bei der Festlegung der Prozessschritte geht es darum, jedes wichtige Detail zu beleuchten, um die Prozesse des Unternehmens stimmig und effizient in dem System abzubilden. Dies bedeutet, mit den Menschen zu sprechen, die in den jeweiligen Abteilungen arbeiten und Anforderungen kennen.
Ein ERP zu konzipieren, bedeutet in den Dialog zu treten, über Abteilungsgrenzen hinauszuschauen, ohne die erforderliche Detailierung einzelner Schritte aus dem Blick zu verlieren. Bei der Auswahl, Konzeption und Einführung eines ERP-Systems geht es nicht um ein Produkt von der Stange, sondern es geht immer um individualisierte Lösungen, damit das Unternehmen nicht nach den Prozessen des Systems, sondern das System nach den Prozessen des Unternehmens arbeitet.
Was es dem Mittelstand bietet? Ein ERP-System …
… liefert Echtzeitendaten aus allen Abteilungen und sorgt so für einen umfassenden und tagesaktuellen Gesamtüberblick. Diese Transparenz erleichtert es den Unternehmensverantwortlichen, die Geschäftsaktivitäten fokussiert zu planen, zu steuern und zu überwachen.
… identifiziert Trends und Entwicklung und erkennt somit Chancen und Risiken frühzeitig. Eine wichtige Basis für fundierte Entscheidungen in den jeweiligen Unternehmensbereichen.
… steigert die Effizienz und Effektivität spürbar, da durch das zentrale Datenmanagement in einem System Prozesse automatisiert werden können, die bisher manuell oder mit manuellen Brücken abliefen. Der Informationsfluss wird insgesamt verbessert und Medienbrüche eliminiert.
… kann mit dem Unternehmen mitwachsen, wenn es passend zu den Unternehmenszielen ausgewählt wurde und entsprechend skalierbar ist. Wichtig ist, dass von Anfang an ein System gewählt wird, das strategiekonform mit den Unternehmenszielen ist und sich mitverändern kann, ohne von Beginn an über- oder unterdimensioniert zu sein.
… ist im Unternehmen ein zentraler Baustein für Regelkonformität. Die Transparenz sichert Compliance und überwacht die systematische Einhaltung der Regeln und Richtlinien.
… bildet eine solide Grundlage für die Leistungserstellungsprozesse in Fertigung und Services, steuert das Kundenbeziehungsmanagement und die Liefertermintreue.
Neben all den Vorteilen und Chancen, die ein ERP-System bietet, gibt es natürlich auch einige Herausforderungen. Im Fokus steht die richtige Auswahl des Systems als kritischer Erfolgsfaktor.
Welches System ist für mein Unternehmen das richtige?
ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Modulen und es gibt große Unterschiede zwischen den vielen Systemen, die der Markt zu bieten hat. THE MAK`ED TEAM greift darum bei der Auswahl auf eine eigene Datenbank zurück, die den Unterschied der Systeme aufzeigt und somit die passende Auswahl für das jeweilige Unternehmen erleichtert. Das ERP-System muss zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens passen. Diese Anforderungen ergeben sich aus den Unternehmensprozessen, die wiederum mit dem Geschäftsmodell und der Branche, aber auch mit der Größe des Unternehmens, der Anzahl seiner Standorte sowie mit der internationalen Geschäftstätigkeit verbunden sind. Danach richtet sich der Umfang der erforderlichen Funktionen. So kann in einem Fall eine Branchenlösung die (prozessualen) Anforderungen vollumfänglich erfüllen, während in einem anderen Fall die gleiche Branchenlösung die Unternehmensprozesse nicht adäquat abbildet oder die Anforderungen an die Compliance nicht erfüllen kann.
Es gilt also zu verhindern, dass ein ERP-System die Prozesse des Unternehmens zerstört und Abläufe behindert. Ansonsten können die positiven Effekte einer ERP-Implementierung nicht realisiert werden. Dieser Aspekt muss schon allein deshalb im Vordergrund stehen, da an einer Verbesserung der Abläufe die Akzeptanz der Mitarbeitenden hängt.
Veränderungen professionell begleiten
Neues und Ungewohntes kann bei Mitarbeitenden schnell auf Widerstände stoßen. Zudem bedeutet die Einführung eines neuen Systems immer auch eine Mehrbelastung der Mitarbeitenden. Derartige Projekte haben eine große Erfolgschance, wenn sie professionell geplant und gesteuert werden. Das aktive Projektmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg. Die Planung berücksichtigt bereits, mit welchen Veränderungen das Unternehmen und seine Mitarbeitenden konfrontiert werden und wie mit dem Grad der Veränderung umgegangen werden soll. Hierbei wird idealerweise immer in Betracht gezogen, dass die Einführung einer Software per se noch keine Digitalisierung ist. Erst die aktive Gestaltung der Prozesse, die erforderliche Organisationsentwicklung sowie die damit verbundene Personalentwicklung lassen aus der Softwareeinführung eine erfolgreiches Digitalisierungsprojekt werden.
Die Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden über die Zielsetzung des Projekts und die konstruktive Auseinandersetzung mit möglichen Einwänden aus den Reihen der Mitarbeitenden sind Schlüsselfaktoren des Veränderungsmanagements. Nur in seltenen Fällen wird ein Changemanagement erforderlich sein. Auf dieser Grundlage werden alle begleitenden Maßnahmen entwickelt, um die Mitarbeitenden positiv in durch die Veränderung zu begleiten und die definierten Zielsetzungen des Projekts zu erreichen.
Mit dem passenden ERP-System und der professionellen Umsetzung können verschiedene Geschäftsprozesse in einem zentralen System intergiert und gebündelt und eine effizientere Arbeitsweise im gesamten Unternehmen implementiert werden. THE MAK`ED TEAM begleitet und berät Unternehmen mit erfahrenen Spezialisten bei der Konzeption, bei der Auswahl und bei der Einführung eines ERP-Systems. Zudem sind wir herstellerunabhängige Experten mit einem breiten Wissen über eine Vielzahl der sich am Markt befindlichen ERP-Systeme.
Mehr über Digitalisierung sowie mehr Informationen über die Implementierung von ERP-Systemen finden Sie hier.
Außerdem finden Sie hier Checklisten und Case Studies zur Einführung von ERP-Systemen und weiteren Digitalisierungsthemen.
