Wieder keine Zahlen? Wieder keine aktuellen Auswertungen? In vielen mittelständischen Unternehmen läuft es in der Buchhaltung nicht rund. Der Aufwand, um eingehende Rechnungen und Belege zu erfassen, auszudrucken und zu prüfen ist oft hoch und mit viel manuellem Aufwand verbunden. Personalmangel steigert den Stress. Nicht selten hinkt die Buchhaltung den Geschehnissen im Unternehmen hinterher. Dann fehlt dem Unternehmer der Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung seines Unternehmens – was Entscheidungen erschwert und Risiken birgt. Die zeitgemäße und zukunftsfähige Lösung, die Digitalisierung der Prozesse, kennt jeder Unternehmer. An der konkreten Umsetzung hapert es jedoch an vielen Stellen. Dabei ist die Digitalisierung des Rechnungswesens für Unternehmen keine Kür, sondern Pflicht, da andernfalls das Unternehmen nicht aktiv gesteuert werden kann.
Läuft: Digitalisierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen
Eine Digitalisierung der Buchhaltung hat zum Ziel, Routinetätigkeiten zu automatisieren und einzelne Prozessschritte zu vereinfachen. Und das gelingt auch ganz pragmatisch. Ob Rechnungseingang, Rechnungsfreigabe, Archivierung oder Rechnungsausgang, Mahnungen oder automatische Kontierungen: Mit den passenden Tools können die Buchhaltungsprozesse effizient, tagesaktuell und transparent gemanagt werden. Dazu werden zunächst die Prozesse überarbeitet: Was muss geändert, was muss neu gemacht und was kann beibehalten werden? Hier liegt der Kern der Digitalisierung im Rechnungswesen, denn wird lediglich der manuelle Weg einer Papierrechnung digitalisiert, führt das noch lange nicht zu einem verbesserten Prozess. Im Zuge der Digitalisierung sollte die Chance genutzt werden, Abläufe und Strukturen auch wirklich zu verbessern. In der Folge kann auf Basis der Anforderungen geklärt werden, welche Tools für das jeweilige Unternehmen zum Einsatz kommen können. Das kann beispielsweise eine neue Buchhaltungs-Software sein, ein Dokumenten-Management-System mit Schriftenerkennung. Die richtigen, GoBD-konformen Tools erleichtern durch automatisierte Abläufe den Workflow erheblich und können als erster Schritt auch als Insellösung mit überschaubarem Aufwand implementiert werden.
Weniger Aufwand, mehr Kapazitäten – die Vorteile der Digitalisierung:
Eine digitalisierte Buchhaltung funktioniert schnell, vermeidet Fehler und reduziert den Einsatz von personellen Ressourcen. Die Zusammenarbeit mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Banken kann spürbar erleichtert werden. Dagegen hat die Geschäftsführung durch aktuelle Auswertungen den Stand der Verbindlichkeiten, der Forderungen und die eigene Liquidität im Blick. Mit einer passgenauen Lösung lassen sich für mittelständische Unternehmen Effizienzgewinn und Informationsvorsprünge erzielen.
Begleitet THE MAK`ED TEAM seine mittelständischen Kunden bei der Digitalisierung des Rechnungswesens, werden auf Basis der individuellen Ausgangsbedingungen und der Unternehmensziele, pragmatische Handlungsempfehlungen entwickelt. Wir haben eine hohe Expertise in der Etablierung neuer Strukturen und der Veränderung des Rechnungs- und Finanzwesens und kennen die entscheidenden Parameter für eine erfolgreiche und effizient umgesetzte Digitalisierung.
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