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Teil einer zukunftsfähigen und effizienten Personalarbeit: die Digitalisierung von Personalthemen und -prozessen
In den meisten mittelständischen Unternehmen möchte man derzeit Prozesse des Personalmanagements digital abbilden, um
- effizienter in seinen Abläufen zu werden,
- Transparenz zu erhalten,
- Reportings schneller zu erhalten und
- weniger fehleranfällig zu sein.
Personalabteilungen sollen so mehr Zeit, aber auch die Datengrundlage für die strategisch wichtigen Themen erhalten, z.B. für strategisches Personalmanagement und für das Entwickeln von Menschen und Kompetenzen.
Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Tools und Systemen auf dem Markt, die für das jeweilige Unternehmen passen könnte. Doch was wir täglich erleben, ist die Überforderung ein passendes System auszusuchen und dieses einzuführen.
THE MAK’ED TEAM begleitet Sie…
- … bei der Überprüfung und Weiterentwicklung der Prozesse für eine mögliche Digitalisierung.
- … bei der Definition Ihrer allgemeinen und technischen Anforderungen an ein Tool zur Unterstützung der Personalarbeit.
- … über den gesamten Digitalisierungsprozess von der Auswahl eines Systems bis hin zur Implementierung.
- … bei dem Change Management, das mit der Einführung eines neuen Tools und der Veränderung von Prozessen einhergeht.
Mögliche Anwendungsfälle sind beispielsweise…
- … die Einführung eines ganzheitlichen Personalmanagement Tools.
- … die Einführung von einzelnen Tools, z.B. eines LMS, Recruiting Tools
- … der Einsatz von Automatisierungen und künstlicher Intelligenz.
- … die Einführung von Chatbots, z.B. für Recruiting, Onboarding, HR Services und die Gestaltung von Entwicklungspfaden.
Hier finden Sie eine Checkliste zur Einführung eines Personalmanagement Tools.
1. Allgemeine Anforderungen definieren
Schreiben Sie die wichtigsten Systemanforderungen aus Unternehmenssicht detailliert auf: Welche Prozesse muss das System abbilden (Muss-/Soll-/Kann-Anforderungen) und was möchten Sie mit der Einführung des Systems erreichen?
2. Technische Anforderungen definieren
Nehmen Sie die technische Ist- und Soll-Situation auf. Klären Sie benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen und die technischen Anforderungen der IT-Verantwortlichen.
3. Auswahl eines Systems
Vergleichen Sie Systeme miteinander und nehmen Sie drei Anbieter in die engere Auswahl. Oft ist es angebracht, das System modulweise im Unternehmen zu implementieren.
4. Projekt- und Change Management
Setzen Sie ein Projektteam auf, klären Sie die Rahmenbedingungen und stellen Sie einen Fahrplan auf. Dazu gehört auch, ein gutes Change Management aufzusetzen sowie ein Kommunikationskonzept zu erarbeiten, das das Projekt die gesamte Projektlaufzeit begleitet.
5. Begleitung bei der Einführung
Mit einem professionellen Projektmanagement und einem begleitenden Change Management wird die Einführung des Tools oder Systems umgesetzt und die Organisation bei der Umsetzung begleitet.
Tipp: Unser Artikel zu Change Management bei der digitalen Transformation
Verschiedene Anwendungsbereiche für HR-Tools
Kompetenzmanagement-Tools
Die richtigen Tools sichern, dass das Kompetenzmanagement effizient umgesetzt werden kann. Digitale Tools können für jeden Schritt entlang des Employee-Life-Circle genutzt werden und die Ergebnisse deutlich verbessern. Welches Tool oder welchen Mix an Tools ein Unternehmen benötigt, hängt ganz von den individuellen Bedarfen ab. Die Leitfrage bei der Auswahl ist: Welche Anforderung soll mit dem Kompetenzmanagement erfüllt werden? Hier finden Sie eine Übersicht darüber, welches Kompetenzmanagement Tool Sie bei welchem Schritt der Employee Journey unterstützen kann.
Einen Überblick darüber, wie der Prozess der Einführung eines Kompetenzmanagement-Tools aussieht, bekommen Sie in unserer Case Study. Hier können Sie die Case Study downloaden.
Aufgrund der hohen Relevanz des Kompetenzmanagements sowie der Personalentwicklung in mittelständischen Unternehmen und der oft begrenzten zeitlichen und personellen Ressourcen in mittelständischen Unternehmen hat THE MAK’ED TEAM eine Partnerschaft mit Greple geschlossen. Mit einem KI-basierten HR-Tool können relevante Soft- und Hard-Skills evaluiert werden und unternehmensspezifische Entwicklungspfade für eine zielführende Personalentwicklung festgelegt werden. Somit können mittelständische Unternehmen optimal bei ihrer Unternehmensentwicklung unterstützt werden. Hier erfahren Sie mehr über das KI Tool im Kompetenzmanagement.
HR-IT Systeme und Learning-Management Systeme
Damit sich ein Unternehmen mit seiner Organisation zukunfts- und marktfähig aufstellen und sich entsprechend permanent hinterfragen, entwickeln und verändern kann, benötigt es unter anderem eine lebendige Lernkultur. Die Organisationen mit ihren Mitarbeitenden sollten heute, bei all den schnelllebigen Veränderungen und Anforderungen, kontinuierlich lernen und Wissen abgreifen können. THE MAK`ED TEAM hat das Unternehmen bei der Einführung des neuen Systems mit Schwerpunkt auf das Modul Workday Learning begleitet. Mit Workday Learning soll jeder einzelne Mitarbeitende befähigt werden, eigenverantwortlich nach seinen individuellen beruflichen und zeitlichen Anforderungen zu lernen. Hier finden Sie das detaillierte Projektbeispiel.
Ein weiteres Beispiel ist das Learning-Management-System Moodle. THE MAK’ED TEAM hat das LMS Moodle an einer Friedenssicherungsschule in Mali eingeführt und durch nachhaltige digitale Lösungen Distanz-Lernen ermöglicht. Auf den Seiten 12 und 13 des internationalen iMOVE Magazins “Success Stories: Developing Skills for Employability with German Partners – 8 Case Studies of Digital Train-the-Trainer Solutions” finden Sie unser Praxisbeispiel dazu.
Weitere HR-Systeme, die wir bereits erfolgreich in Unternehmen implementiert haben, sind beispielsweise SAP Success Factors oder HR Works. Hier finden Sie eine Übersicht über weitere HR-Tools entlang der verschiedenen Anwendungsfelder.
Weiterführende Informationen
THE MAK’ED TEAM hat viel Erfahrung bei der erfolgreichen Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Folgend finden Sie weiterführende Informationen zur Herangehensweise bei der Digitalisierung in den verschiedenen Unternehmensbereichen, zu Projektbeispielen sowie Case Studies und weiteres:
Podcast zum Thema Digitalisierung im Personalmanagement
Der heutige Gast dieser Podcast-Folge ist Ann-Katrin Hardenberg. Eva Zinecker spricht mit ihr über die Frage, wie man die Digitalisierung im HR-Bereich effizient und vor allem erfolgreich in mittelständischen Unternehmen umsetzen kann. Und was hier ihre persönlichen Erfahrungen sind. Ann-Katrin Hardenberg ist Geschäftsführerin von THE MAK`ED TEAM. Und sie ist eine erfahrene Expertin, wenn es um HR geht.
Podcast zum Thema Trends in Human Resources
Neue Entwicklungen und innovative Tools, allen voran KI-basierte Technologien bringen große Veränderungen im HR-Management – und große Chancen. Besonders der Einsatz von KI-Chatbots kann Personalabteilungen erheblich entlasten und das Bewerbererlebnis und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.
Dieses Mal sprechen Ann-Katrin Hardenberg, Geschäftsführerin bei THE MAK’ED TEAM, und Bianca Selzer, Consultant im Bereich People Management, zum Thema HR Trends und tauschen sich über die Eindrücke dazu aus. Sie teilen ihr Wissen und ihre Erfahrungen aus der Praxis und schildern Hintergründe, Herausforderungen und die wichtigsten Aspekte für eine Vorgehensweise bei diesem Thema in mittelständischen Unternehmen.
Sie möchten Ihre Personalprozesse digitalisieren?
Wir entwickeln Ihre Digitalisierungsstrategie im HR-Bereich und unterstützen bei der Auswahl und Implementierung passender Systeme und Tools.
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Future Skills: Welche Kompetenzen im HR-Management spätestens morgen gebraucht werden
Die Arbeitswelt mit all ihren Anforderungen und Aufgaben an jeden Einzelnen verändert sich in rasendem Tempo. Der Einzug neuer Technologien wie etwa KI-basierte Tools erfordern von HR-Mitarbeitenden eine Vielzahl neuer Kompetenzen. Um das HR-Management der Zukunft erfolgreich zu gestalten, spielen technische und digitale Kompetenzen eine wichtige Rolle. In einer zunehmend vernetzten und digitalen Welt, ist […]
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Smart, geduldig, rund um die Uhr da: Die Rolle intelligenter Chatbots im HR
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und die Automatisierung von Prozessen sind in deutschen Unternehmen und in deren Personalabteilungen auf dem Vormarsch. Aktuell nutzen erst wenige Unternehmen KI im HR-Bereich, doch viele haben den Einsatz KI-basierter Instrumente geplant. Zur Nutzung von KI in HR-Abteilungen führte das Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung ifo im dritten Quartal 2023 eine […]
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„Fit For Future: Wie Sie Kompetenzmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren mit Unterstützung eines Systems“ war das Thema unseres einstündigen Webinars am Donnerstag, den 16. Mai 2024. Ziel war es, HR-Managern und Verantwortlichen für Kompetenzmanagement einen guten Überblick und praxisnahe Tipps zu geben, wie sie Kompetenzmanagement-Prozesse strukturiert und mit Unterstützung eines Systems in ihrem Unternehmen […]
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Hat im Mittelstand Priorität: Mitarbeiterbindung stärken
Eine stabile Mitarbeiterbindung ist heute ein Top-Thema in den Führungsebenen und ein entscheidender Faktor für unternehmerischen Erfolg. Für viele Unternehmen übt das Thema in Anbetracht zunehmenden Fachkräftemangels und steigenden Fluktuationen enormen Druck aus. Kündigen Mitarbeitende oder haben sie bereits still gekündigt und erledigen nur noch das Nötigste ihres täglichen Arbeitspensums, kostet das das Unternehmen Geld. […]
