THE MAK’ED TEAM berät Sie bei der Digitalisierung von unternehmensinternen und -externen Prozessen.
Die Weiterentwicklung von manuellen und automatischen Prozessen zu digitalen Prozessen ist eine Pflichtübung für mittelständische Unternehmen. Sicherlich ist dies ein Aspekt der Digitalisierung und stellt bereits eine große Herausforderung für Unternehmen dar.
Die Digitalisierung und die Künstliche Intelligenz bieten mittelständischen Unternehmen immer mehr Möglichkeiten, Prozesse und Abläufe zu automatisieren. Die Automatisierung ist ein zentrales Element, um Unternehmen effizient und somit zukunftsfähig zu organisieren.
Durch Automatisierung werden Aufgaben von den Mitarbeitenden auf Maschinen oder Systeme übertragen. Diese führen zur Erreichung der Aufgabenziele automatisiert Prozesse aus, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen.
Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand: Deutliche Effizienzgewinne, weitgehende Fehlerfreiheit, die Einhaltung der regulatorischen Compliance sowie die Skalierungsmöglichkeiten sind adäquate Antworten auf den stetig steigenden Wettbewerbsdruck und auf den Fachkräftemangel. Die Umsetzung von Automatisierungsschritten in mittelständischen Unternehmen erfolgt in der Administration, in der Fertigung und Produktion sowie in der Logistik, da sich hier vielfältige Möglichkeiten bieten, die gewünschten Zielsetzungen zu erreichen.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und die Automatisierung von Prozessen sind in deutschen Unternehmen und in deren Personalabteilungen auf dem Vormarsch. Aktuell nutzen erst wenige Unternehmen KI im HR-Bereich, doch viele haben den Einsatz KI-basierter Instrumente geplant. Zur Nutzung von KI in HR-Abteilungen führte das Leibniz-Institut für Wirtschaftsforschung ifo im dritten Quartal 2023 eine Randstad-ifo- Personalleiterbefragung durch. Zwar zeigte das Ergebnis, dass zu diesem Zeitpunkt lediglich 5% der befragten Unternehmen KI im HR-Bereich nutzen, doch bei einem Viertel der Unternehmen ist der Einsatz geplant. KI-basierte Chatbots zählen hier zu den aufstrebenden Technologien. Als intelligente virtuelle Assistenten können diese textbasierten Dialogsysteme die Personalabteilungen erheblich entlasten, da sie zeitintensive Aufgaben der Personalarbeit, wie beispielsweise die Analyse und Auswahl eingehender Bewerbungen übernehmen. Chatbots werden in die jeweilige Plattform – wie etwa Microsoft Teams oder das Intranet – platziert. Sie sind in der Lage, Content zu generieren und zu kuratieren. In dieser Funktion können Chatbots standardisierte Kommunikationsprozesse des Unternehmens wie beispielsweise den schriftlichen Austausch mit Bewerbern übernehmen.
Die Einführung digitaler Technik im eigenen Unternehmen ist alles andere als banal und stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Für die Einführung eines ERP-Systems, also einer Softwarelösung für Enterprise-Resource-Planning ist viel Vorarbeit notwendig, bevor es an die eigentliche Digitalisierung von Prozessen und Abläufen geht.
Doch vorab: Warum ein ERP-System? Ein ERP-System bündelt Echtzeitdaten aus allen Abteilungen in einem System und liefert so einen umfassenden Überblick. Das erleichtert es erheblich, relevante Geschäftsprozesse fokussiert zu planen, zu steuern und zu überwachen. Trends und Muster in diesen Prozessen und bei den Stakeholdern werden erkannt und potenzielle Probleme frühzeitig visualisiert. Diese tagesaktuelle Transparenz über alle Unternehmensbereiche, ermöglicht es den Unternehmensverantwortlichen im richtigen Moment auf einer soliden Datenbasis zu entscheiden.
Damit sich ein Unternehmen mit seiner Organisation zukunfts- und marktfähig aufstellen und sich entsprechend permanent hinterfragen, entwickeln und verändern kann, benötigt es unter anderem eine lebendige Lernkultur. Die Organisationen mit ihren Mitarbeitenden sollten heute, bei all den schnelllebigen Veränderungen und Anforderungen, kontinuierlich lernen und Wissen abgreifen können. Der Mitarbeitende rückt somit stärker in den Fokus des Veränderns und damit auch das kontinuierliche Lernen beim Einzelnen sowie der Aufbau von Wissen und Kompetenzen.
Können den Mitarbeitenden mit den derzeitigen Wissens- und Lerntools im Unternehmen die notwendigen Ressourcen und Möglichkeiten für das kontinuierliche Lernen und dem Nachschlagen von Wissen an die Hand gegeben werden? Oder benötigt es andere Formate, Tools und Methoden, damit es genutzt und gelebt wird?
Von Personalmangel bis Inflation: In Zukunft werden vor allem die Unternehmen gut performen, die effizient sind. Dafür sind automatisierte und standardisierte Prozesse eine wichtige Basis. Datenzentrierte, digitale Prozesse schaffen Effizienz und Transparenz in allen Geschäftsbereichen. Routineaufgaben können durch die Digitalisierung automatisiert und Prozesse überwacht, gesteuert und stetig verbessert werden. Unternehmen sind durch transparente, digitale Prozesse in der Lage, Potenziale zu identifizieren und die gesamte Performance zu verbessern. Schwachstellen lassen sich frühzeitig erkennen, Fehler reduzieren und auf Veränderungen oder neue Anforderungen im Markt kann das Unternehmen schnell reagieren. Kurz: Die Digitalisierung der Prozesse ist ein entscheidender Bestandteil für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Weiterlesen
incontext.technology GmbH aus Heidelberg und THE MAK’ED TEAM GmbH & Co. KG mit Standorten in Nürnberg und Karlsruhe haben eine Kooperation vereinbart. Beide Unternehmen verlängern mit diesem Schritt ihre Wertschöpfungskette bei allen relevanten Fragen der Digitalisierung und der digitalen Transformation in mittelständischen Unternehmen. Die Synergie aus Management- und Prozessberatung auf der Seite von THE MAK’ED TEAM und innovativer Technologie auf der Seite von INCTEC, wie sich incontext.technology nennt, führen zu maßgeschneiderten Konzepten für die Anforderungen unserer beider Kundenunternehmen. Diese können mit zukunftsfähiger Technologie in nahezu allen Funktionsbereichen mittelständischer Unternehmen realisiert werden.
Unternehmen, die das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen, können ihre Effizienz steigern und ihre Prozesse optimieren. Soweit – so gut! Doch: Wo liegt Digitalisierungspotenzial im Unternehmen? Wenn wir mit mittelständischen Unternehmen an ihrer digitalen Transformation arbeiten, ist die Analyse der Prozesse der erste Schritt. Hierdurch erhalten wir zumeist spezifische Prozessmuster: Gibt es Prozesse, die einen Medienbruch haben? Also wird etwa ein automatisierter Prozess unterbrochen, weil beispielsweise ein händischer Eingriff notwendig ist? Gibt es besonders komplizierte Prozesse, die viel begleitende Aufmerksamkeit benötigen oder die aufgrund ihrer Kompliziertheit noch nicht digitalisiert wurden? Sind im Unternehmen Prozesse vorhanden, die eine besonders lange Bearbeitungszeit haben. Gibt es Prozesse, in denen häufig Fehler auftreten und die somit immer wieder Eingriffe benötigen. Oder gibt es Prozesse, die hohe Prozesskosten verursachen?
Change-Management bedeutet Veränderungen in einer Organisation zu planen und in einem strukturierten Prozess umzusetzen. Es werden ausgewählte Maßnahmen definiert, um Abteilungen oder auch die gesamte Organisation von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu transformieren. Und das ist besonders bei der Digitalisierung wichtig. Viele Unternehmen haben Digitalisierungsprojekte im Fokus. Doch sie können die besten Systeme einführen: Werden die Mitarbeitenden nicht frühzeitig in die Veränderungsprozesse involviert und somit von Beginn an die Akzeptanz für die geplante Transformation gefördert, wird das System im Alltag nicht funktionieren.
E-Commerce, Customer-Relationship-Management, Datenanalyse, Chatbots: Schon heute ist Vertrieb ohne Technologie undenkbar und die digitalen Entwicklungen schreiten in großen Schritten voran. Wird der Vertrieb digitalisiert, werden Routinetätigkeiten automatisiert, Prozesse effizienter gestaltet und an die Kundenbedürfnisse angepasst. Das kann die gesamten Vertriebsprozesse von der Planung bis zur Durchführung und Kontrolle deutlich verbessern. Auch beim Finden, Gewinnen und Binden von Kunden können die neuen Technologien den Vertrieb auf allen Ebenen unterstützten und letztlich den Umsatz erhöhen. Eine Digitalisierung des Vertriebs bietet mittelständischen Unternehmen große Chancen. Weiterlesen
Planen, steuern, überwachen – ERP-Systeme werden im Zuge der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen immer wichtiger. ERP-Lösungen sind das Herzstück der digitalen Transformation im Unternehmen und wirken sich auf alle Geschäftsprozesse aus. Gleichzeitig stellen ERP-Transformationsprojekte Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen.
ERP – was heißt das überhaupt? Hinter dem Akronym steckt „Enterprise Resource Planning“, was mit „betriebliche Ressourcenplanung“ übersetzt werden kann. ERP steht für eine Software, die in Unternehmen eingesetzt wird, um alle relevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen von A bis Z zu digitalisieren und damit die die Vielzahl der geschäftlichen Transaktionen zu verwalten und zu steuern. Sei es in der Logistik, im Vertrieb oder im Einkauf. Hier ist die richtige Vorauswahl, der professionelle System-Check und die korrekte Konfiguration entscheidend für den Erfolg und die Rentabilität der ERP-Systeme.
