Von Personalmangel bis Inflation: In Zukunft werden vor allem die Unternehmen gut performen, die effizient sind. Dafür sind automatisierte und standardisierte Prozesse eine wichtige Basis. Datenzentrierte, digitale Prozesse schaffen Effizienz und Transparenz in allen Geschäftsbereichen. Routineaufgaben können durch die Digitalisierung automatisiert und Prozesse überwacht, gesteuert und stetig verbessert werden. Unternehmen sind durch transparente, digitale Prozesse in der Lage, Potenziale zu identifizieren und die gesamte Performance zu verbessern. Schwachstellen lassen sich frühzeitig erkennen, Fehler reduzieren und auf Veränderungen oder neue Anforderungen im Markt kann das Unternehmen schnell reagieren. Kurz: Die Digitalisierung der Prozesse ist ein entscheidender Bestandteil für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Herausforderungen bei der Prozess-Digitalisierung
Es ist wichtig, vor der Einführung der Software, eine gute Basis zu schaffen. Ein strategisches, gut durchdachtes Prozessmanagement ist der Ausgangspunkt für die digitale Transformation im Unternehmen. Ein effizientes und effektives Prozessmanagement trägt maßgeblich dazu bei, die strategischen Ziele zu erreichen. Auch für Compliance im Unternehmen ist die Gestaltung der Prozesse ein entscheidender Erfolgsfaktor: Ohne definierte Prozesse, kann das Unternehmen nicht regelkonform agieren. Dafür müssen die Prozesse klar definiert sein, die Verantwortlichkeiten geregelt und die Mitarbeitenden eingebunden werden. Das Prozessmanagement wird kontinuierlich an Veränderungen angepasst, weiterentwickelt und verbessert.
Digitaler Reifegrad: Wo steht das Unternehmen?
Begleitet THE MAK`ED TEAM Unternehmen bei der Digitalisierung im Prozessmanagement, führen wir zunächst eine Bestandsaufnahme durch: Wo steht das Unternehmen in der Digitalisierung? Welche Tools und Plattformen werden bereits an welchen Stellen und mit welchen Funktionen genutzt? Wie ist der digitale Reifegrad im Unternehmen? Was läuft nicht so gut und wo treten Probleme auf? Wo gibt es noch Medienbrüche, sprich, wo gehen digitale Prozesse in analoge über oder wo existieren Schnittstellen zwischen zwei Systemen? Manuelle Systeme oder händische Brücken sind oft die Achillesferse in den Prozessabläufen. Sie kosten das Unternehmen Zeit und Geld und machen Prozesse unnötig lang, störungsanfällig oder ineffizient. Ziel ist es deshalb, auf Basis der Analyse des Digitalisierungspotenzials im Unternehmen, die Prozesse durchgängig zu gestalten und datenzentriert umzusetzen.
Welches Tool ist das richtige?
Für eine erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Nach der Analyse des Status Quo werden sorgfältig die individuellen Anforderungen definiert. Bei der Toolauswahl sind heutige Anforderungen ebenso zu berücksichtigen wie die Entwicklung, die das Unternehmen anstrebt. Wie ist der Status Quo? Wie wird das Potenzial der Tools, die das Unternehmen bereits verwendet genutzt? Was sind die Unternehmensziele? Die Strategiekonformität ist entscheidend. Tools müssen das Potenzial haben, mit der Entwicklung des Unternehmens Schritt halten zu können: Plant das Unternehmen beispielsweise zu expandieren, sind hier zukünftig besondere Funktionen gefragt.
Wichtig sind klare Zielsetzungen. Es gilt zu klären, für was die Software benötigt wird. Ist es sinnvoll, ein neues Tool im Unternehmen zu implementieren, geht es an die Auswahl. Hier ist das Marktangebot riesig. THE MAK`ED TEAM berät unabhängig, das heißt, wir sind nicht an bestimmte Softwareanbieter gebunden. Bei der Toolauswahl sind allein die individuellen Anforderungen und Zielsetzungen des Unternehmens entscheidend. Für uns ist die Neutralität in der Beratung ein relevanter Faktor, um unseren Kunden optimale Lösungen anbieten zu können. Wir greifen hier auf unsere große Tool-Datenbank zurück, die aktuelle Entwicklungen zu Funktionen und Einsatzmöglichkeiten der relevanten Tools im Blick hat.
Die erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse
Ziel ist es, die Prozesse durchgängig zu gestalten, sie effizient, transparent und smart umzusetzen. In diesem Kontext ist es wichtig, das Wissen der Organisation in den Prozessen zu dokumentieren, Informationsflüsse zu verbessern und so wertvolles Wissen für alle jederzeit abrufbar zu machen.
Wo stehen die Themen? Wie mache ich Bestellungen? Wie komme ich an Material? Vorhandenes Fachwissen, Erfahrungen und bestehende Abläufe werden in digitalen Prozessen transparent organisiert und zuverlässig archiviert. Ein implementiertes Wissensmanagement macht die Abläufe effizienter, einfacher und fehlerfreier. Mitarbeitende, die heute oft von der Vielzahl an Medien, Kanälen und Inhalten die sie umgeben, überfordert sind, bekommen so relevantes Wissen klar vermittelt. Zudem ist das Wissensmanagement ein wichtiges Instrument, um dem fluktuationsbedingten Wissensverlust präventiv zu begegnen.
Insgesamt ist es im Zuge der digitalen Transformation auch wichtig, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen. Mit der Motivation und der Akzeptanz im Team steht und fällt der Erfolg der Digitalisierung.
Digitale Prozesse bringen das Unternehmen spürbar voran
Die Digitalisierung automatisiert und standardisiert Prozessabläufe – das spart Zeit und Ressourcen. Das Unternehmen wird damit effizienter und leistungsfähiger. Und die Digitalisierung der Prozesse bringt viele weitere Pluspunkte:
- Prozesse werden transparent: Fortschritt und Abwicklung von Aufgaben können in Echtzeit verfolgt werden. Das erleichtert fundierte Entscheidungen.
- Informationsflüsse werden optimiert: Verschiedene Abteilungen werden nahtlos miteinander verbunden, was die Kommunikation nachhaltig verbessert und wertvolles Wissen optimal organisiert und archiviert.
- Compliance wird sichergestellt: Erst regelkonforme und transparente Prozesse können Regelkonformität im gesamten Unternehmen sicherstellen. Die Digitalisierung der Prozesse ist eine wichtige Grundlage für eine wirkungsvolle Compliance im Unternehmen.
THE MAK`ED TEAM stellt durch eine vorausschauende und unabhängige Beratung sicher, dass die Digitalisierung der Prozesse pragmatisch und passend zu den individuellen Anforderungen umgesetzt wird. Mit dem digitalen Prozessmanagement sichern sich Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg.
THE MAK’ED TEAM hat auch eine Podcast-Folge zu diesem Thema veröffentlicht: Business Dialogue “Durchdachtes Prozessmanagement als Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung und Wettbewerbsfähigkeit”
