Jedes Unternehmen weiß: Ohne digitale Tools geht es nicht mehr – auch oder gerade besonders im Personalmanagement. Doch wie setzt man einen solchen Digitalisierungsschritt konkret in einem mittelständischen Betrieb um? Einer unserer Kunden, ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit eigener Produktion und rd. 150 Mitarbeitenden, hat sich entschieden, den Schritt mit uns nach vorne zu gehen und seine Personalprozesse zu digitalisieren.
Die besondere Herausforderung war, dass zu Projektbeginn noch viele Daten und Informationen in Papierform und wenige in Word oder Excel vorlagen. Zudem waren die Ressourcen im Unternehmen für dieses Projekt sehr limitiert. Trotz der Hürden gelang eine erfolgreiche Implementierung der Software, von dem das gesamte Unternehmen stark profitiert. Viele Prozesse laufen seit der System-Einführung automatisiert, was wertvolle personelle und finanzielle Kapazitäten im Unternehmen freigesetzt hat. Führungskräfte, Personalverantwortliche und Mitarbeitende profitieren von mehr Transparenz und einem 24/7-Zugriff auf die für ihre Aufgaben benötigten Daten.
Eine gut funktionierende Basis schaffen: Die Bedarfsanalyse
Zum Projektauftakt haben wir eine Analyse gemacht, um die Bedarfe an die Nutzung eines Tools für das Unternehmen zu erarbeiten. Hier wurden verschiedene Punkte diskutiert und geklärt. Dabei standen die Prozesse des Unternehmens und die verschiedenen Rollen im Vordergrund. Welche Prozesse hat das Unternehmen? Welche sollen digital übernommen werden? Welche müssen angepasst oder neu aufgesetzt werden? Hiermit war unmittelbar die Zugriffsmöglichkeiten der einzelnen Rollen oder der Umfang der Informationen verbunden. Und natürlich war auch ein Thema, wie Stakeholder in den Transformationsprozess integriert werden.
Aus dieser Bedarfsanalyse wurden die Anforderungen an das zukünftige HR-Management-Tool erarbeitet. Der zentrale Punkt war, dass die Prozesse des Unternehmens so weit wie möglich abgebildet werden können und nur wenige Kompromisse gemacht werden müssen. Daneben wurden Budgets für die Software und für den Implementierungsaufwand abgeschätzt und in die Anforderungen aufgenommen. In dieser Phase haben wir bereits den zukünftigen Datenfluss skizziert, um das Zusammenspiel mit bereits im Unternehmen befindlicher Software aufzuzeigen.
Als alle wichtigen Fragen, Wünsche und Anforderungen geklärt waren, ging es an die Auswahl des passenden Tools. Dafür verglichen und bewerteten wir mit dem Kunden verschiedene Anbieter. Die Entscheidung für den favorisierten Anbieter wurde mit dem Betriebsrat abgestimmt. Zur Einführung der Software wurde eine Roadmap entwickelt. Projektplan und Timing wurden frühzeitig mit der Belegschaft kommuniziert, um sie von Anfang an in die Veränderungsprozesse einzubinden.
Transparenz und Struktur auf dem Weg zur Digitalisierung
Die Verantwortung für die Umsetzung wurde einem Projektteam übertragen. Das nahm sich zunächst der wichtigsten Grundlage der Digitalisierung an – den Daten. Es wurden alle Daten, wie Mitarbeiterstammdaten gesammelt und diese vor- und falls nötig aufbereitet. Die Daten wurden nach klaren Vorgaben vereinheitlicht: Mitarbeiterbezeichnung, Aufzeichnen von Karrierepfaden, Qualifikationen und Kompetenzen, etc. Ebenso wurden die bestehenden, beziehungsweise „alten“ Daten nach den Regelungen der DSGVO archiviert. Benötigte Dokumente wurden digitalisiert und vereinheitlicht. Da es im Unternehmen Schnittstellen zu weiterer Software gibt, wurde der Datenfluss im Detail festgelegt. Für die Implementierung und das Roll-Out wurden alle Mitarbeitenden über die wichtigen Veränderungen und Schritte informiert und im Umgang mit der Software geschult.
Mit etwas zeitlichem Abstand wurden die Ergebnisse evaluiert und damit retrospektiv bewertet, ob alle Erwartungen erfüllt und die Ziele erreicht wurden.
Rückblickend und vorausblickend eine hohe Transparenz und Effizienz
Unser Fazit: Durch die Digitalisierung konnten die Effizienzziele erreicht und der HR-Bereich erheblich verbessert werden. Wir von THE MAK´ED TEAM konnten bei dem Projekt unsere langjährige Erfahrung und fachliche Expertise so einsetzen, dass für das mittelständische Unternehmen nicht nur ein temporärer Erfolg erzielt, sondern langfristig ein Mehrwert geschaffen wurde.
Zur Unterstützung für die Einführung eines Personalmanagement-Tools in Ihrem Unternehmen können Sie auf unsere Checkliste zugreifen.
Mehr zu Digitalisierung im HR-Bereich finden Sie hier. Weitere Projektbeispiele finden Sie hier.
