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Whistleblower-Systeme im Mittelstand
Die EU-Whistleblowing-Richtlinie zielt darauf ab, Whistleblower besser zu schützen. Sie verpflichtet europaweit alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, ein sicheres Hinweisgebersystem einzurichten.
Auch wenn die Umsetzung in das nationale Recht der einzelnen EU-Staaten, darunter Deutschland und Österreich, noch nicht erfolgt ist: Grundsätzlich ist klar, dass Mitarbeitende, aber auch Personen von außerhalb wie Lieferanten, die Möglichkeit haben sollen, Missstände anonym und sicher über einen geschützten Kanal zu melden. Denn bisher musste jeder, der auf Missstände oder Fehlverhalten hinweist, befürchten, danach einpacken zu können. Bleibt die Identität geschützt, bleibt auch der Whistleblower von Repressalien bewahrt. Der Meldekanal kann ein Briefkasten, eine Hotline, ein persönlicher neutraler Ansprechpartner oder ein elektronisches System sein. Die Kanäle lassen sich auch miteinander kombinieren.
Wachtposten: Was ein Hinweisgebersystem leisten kann
Das Hinweisgebersystem ist eine Verpflichtung, die vor allem Chancen bietet. Ist es gut aufgesetzt und in eine transparente Unternehmenskultur eingebettet, ist es für Unternehmen ein großartiges Warnsystem und ein Instrument zur Evaluierung von Schwachstellen. Dank dem kritischen oder brisanten Wissen, das intern eingeht, können sich mittelständische Unternehmen besser schützen, aber auch gezielt Bereiche verbessern. Zunächst einmal verhindert ein internes Hinweisgebersystem, dass sich der Whistleblower direkt an die Öffentlichkeit wendet. So lassen sich mögliche finanzielle Schäden und Imageverluste vermeiden. Stattdessenn kann das Standing des Unternehmens über eine positive Speak-up-Kultur im gesamten Ökosystem verbessert werden.
Was können wir für Sie tun:
Wir empfehlen ein digitales System, um eingehende Hinweise rechtskonform zu organisieren. Digitale Meldeportale punkten hinsichtlich Anonymität, Transparenz und Erreichbarkeit. Hier ist es äußerst wichtig, dass das gewählte System die persönlichen Daten jederzeit sicher schützt und gegebenenfalls eine große Datenmenge zuverlässig verarbeiten kann. Bevor ein Hinweisgebersystem implementiert wird, sind einige organisatorischen, technischen und personellen Fragen in der Infrastruktur zu klären.
Wir begleiten mit unserer Expertise Unternehmen bei allen Herausforderungen, denen sie bei der Entwicklung und Implementierung von Hinweisgebersystemen begegnen:
- Wir analysieren die bestehenden Compliance-Maßnahmen und stellen die Weichen, damit sich das Hinweisgebersystem nahtlos in die bestehenden Prozesse einfügt.
- Wir begleiten Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung und unterstützen Sie bei der Auswahl der geeigneten Whistleblower-Software: Welches Hinweisgebersystem ist für Ihr Unternehmen das richtige? Benötigen Sie Mehrsprachigkeit? Internationalität? Wo bestehen die meisten Risiken im Unternehmen? Besteht es aus einem oder mehreren Kanälen?
- Wir erarbeiten die konkrete Ausgestaltung des Hinweisgebersystems: Wie wird es inhaltlich strukturiert, dass alle wichtigen Informationen hinterlegt und organisiert werden?
- Wir begleiten Sie bei der Entwicklung der personellen und technischen Infrastruktur für ein internes Hinweisgebersystem: Wie wird das System intern aufgebaut? Wer macht was? Wie werden die Hinweise organisiert? Wie wird sichergestellt, dass die zuständige Person den Sachverhalt des Hinweises richtig einordnet?
- Wir unterstützen Sie bei Implementierung der digitalen Whistleblower-Tools und Organisation der neuen Prozesse.
- Wir begleiten für Ihr Unternehmen die aktive Kommunikation, die für die Implementierung der neuen Prozesse und deren Akzeptanz von großer Bedeutung ist.
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Vorschriften einhalten, ethische Standards umsetzen: Compliance ist im wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld für den Mittelstand entscheidend. Mittelständische Unternehmen, die sich für eine Professionalisierung ihrer Compliance entscheiden, können auf Basis von Zertifizierungsstandards ihre Compliance-Management-Prozesse schlank, effizient und transparent gestalten. Ist einmal eine solide Compliance-Basis nach Zertifizierungsstandards entwickelt, ist das Unternehmen bestens für ein aktives Compliance-Management gerüstet.
