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Prozess- und Systemanalyse

Auf Basis einer detaillierten Analyse der IT-Infrastruktur, Softwarelandschaft und Geschäftsprozessen erfolgen Empfehlungen für Verbesserungen und für Systemaktualisierungen bzw. Implementierung neuer Technologien.

Für eine gelungene Prozess- und Systemoptimierung ist eine strukturierte Herangehensweise erforderlich. THE MAK’ED TEAM begleitet Ihr Unternehmen bei allen notwendigen Prozessschritten.

Vorgehensweise bei der Prozess- und Systemanalyse

1. Identifizierung der Prozesse und Systeme

Prozesse und Systeme werden auf Grundlage von KPIs, Kundenfeedback, Mitarbeiterfeedback oder strategischen Zielen, die analysiert und optimiert werden sollen, identifiziert.

2. Prozess- und Systemmodellierung

Die ausgewählten Systeme und Prozesse werden durch Prozessdiagramme, Flussdiagramme oder Systemdiagramme dargestellt.

3. Analyse und Bewertung

Die ausgewählten Prozesse und Systeme werden auf Schwachstellen, Engpässe oder Fehlerquellen analysiert, um Effizienz, Effektivität und Qualität zu bewerten. Die Analyse erfolgt auf Basis von Datensammlung, Datenanalyse und Benchmarking.

4. Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten

Auf Grundlage der Analyse werden Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert.
Beispiele dafür sind:

  • Reduzierung von Prozessschritten
  • Automatisierung von Aufgaben
  • Integration von Systemen
  • Verbesserung der Datenqualität

5. Entwicklung von Optimierungsplänen

Die detaillierte Planung zur Umsetzung der identifizierten Verbesserungen wird erstellt. Diese Planung umfasst:

  • Klare Ziele
  • Maßnahmen
  • Verantwortlichkeiten
  • Zeitschätzungen
  • Ressourcenanforderungen

6. Umsetzung der Optimierungspläne

Dies umfasst unter anderem die Durchführung von Veränderungen in den Prozessen, die Anpassung oder Implementierung von Systemen, die Schulung von Mitarbeitern und Änderung von Richtlinien.

7. Überprüfung und Kontrolle

Die Prozesse und Systeme werden regelmäßig überprüft und kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen die gewünschten Ergebnisse liefern.

Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Prozessschritte:

Der erste Schritt besteht darin, die relevanten Prozesse und Systeme zu identifizieren.

Diese Identifizierung basiert auf verschiedenen Kriterien. Sie kann beispielsweise durch die Analyse von Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) erfolgen, die Aufschluss darüber geben, welche Bereiche besondere Aufmerksamkeit erfordern. KPIs können aufzeigen, wo ineffiziente Prozesse vorhanden sind, oder wo Systeme möglicherweise nicht den erwarteten Nutzen bringen.

Kundenfeedback ist eine weitere wichtige Informationsquelle, die hilft, zu erkennen, wo Optimierungspotential liegt. Kunden sind häufig die Endnutzer von Produkten oder Dienstleistungen, sodass ihr Feedback wichtige Hinweise auf mögliche Schwachstellen in Prozessen und Systemen geben kann.

Nicht zuletzt spielt auch das Feedback der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Sie sind diejenigen, die die Prozesse und Systeme täglich nutzen und kennen daher ihre Stärken und Schwächen am besten. Ihr Input kann wertvolle Anhaltspunkte für Verbesserungen liefern.

Die Modellierung bietet eine detaillierte, visuelle Darstellung von ausgewählten Systemen und Prozessen. Diese Darstellungen können in Form von Prozessdiagrammen, Flussdiagrammen oder Systemdiagrammen erfolgen. Jede dieser Modellierungsformen hat spezifische Stärken und kann bestimmte Aspekte von Prozessen oder Systemen besonders gut veranschaulichen.

Prozessdiagramme, beispielsweise, veranschaulichen die Schritte, die in einem Prozess ausgeführt werden. Sie zeigen die Sequenz von Aktionen, Entscheidungen und Ereignissen, die von Anfang bis Ende eines Prozesses stattfinden. Dies hilft dabei, den gesamten Prozessablauf zu verstehen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert oder optimiert werden können.

Flussdiagramme sind ein weiteres effektives Werkzeug für die Prozess- und Systemmodellierung. Sie visualisieren den Weg oder “Fluss” von Informationen oder Materialien durch ein System. Sie können dabei helfen, Engpässe oder ineffiziente Schritte zu identifizieren, die den Fluss von Informationen oder Materialien verlangsamen oder behindern.

Systemdiagramme, dagegen, bieten eine detaillierte Sicht auf die Interaktionen und Beziehungen zwischen den verschiedenen Komponenten eines Systems. Sie können dabei helfen, die Komplexität eines Systems zu verstehen und zu visualisieren, wie Änderungen in einem Teil des Systems Auswirkungen auf andere Teile haben können.

Die Prozess- und Systemmodellierung spielt eine entscheidende Rolle in der Prozess- und Systemanalyse und Optimierung. Durch die visuelle Darstellung von Prozessen und Systemen können Entscheidungsträger besser verstehen, wie diese funktionieren, und fundierte Entscheidungen über mögliche Verbesserungen oder Optimierungen treffen.

Dieser Prozess ist darauf ausgerichtet, Schwachstellen, Engpässe oder Fehlerquellen in den ausgewählten Prozessen und Systemen zu identifizieren. Ziel ist es, deren Effizienz, Effektivität und Qualität zu bewerten und Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen oder Optimierungen möglich sind.

Die Analyse basiert in der Regel auf einer Kombination von Datensammlung, Datenanalyse und Benchmarking. Die Datensammlung beinhaltet das systematische Sammeln von Daten über die Leistung der ausgewählten Prozesse und Systeme. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen stammen, wie zum Beispiel aus internen Leistungsberichten, Kundenumfragen oder Feedback-Sitzungen mit den Mitarbeitern.

Sobald die Daten gesammelt wurden, folgt die Datenanalyse. Hierbei werden die gesammelten Daten systematisch ausgewertet, um Muster, Trends oder Abweichungen zu identifizieren, die auf mögliche Schwachstellen, Engpässe oder Fehlerquellen hindeuten könnten.

Das Benchmarking ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Analyse und Bewertung. Dabei werden die Leistungsdaten der ausgewählten Prozesse und Systeme mit branchenüblichen Standards oder mit den Daten von Wettbewerbern verglichen. Dies ermöglicht es, die relative Leistungsfähigkeit der eigenen Prozesse und Systeme einzuschätzen und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Insgesamt dient die Analyse und Bewertung dazu, ein klares Verständnis für die Leistungsfähigkeit der ausgewählten Prozesse und Systeme zu erlangen. Dies bildet die Grundlage für die Entscheidung über Optimierungsmaßnahmen, die darauf abzielen, die Effizienz, Effektivität und Qualität der Prozesse und Systeme zu verbessern.

Nach der Analyse und Bewertung der Prozesse und Systeme kommt der nächste Schritt: die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. In dieser Phase wird das erlangte Wissen aus der vorherigen Analyse genutzt, um spezifische Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz, Effektivität und Qualität der analysierten Prozesse und Systeme zu identifizieren.

Eine Möglichkeit zur Optimierung ist die Reduzierung von Prozessschritten. Durch die Eliminierung unnötiger oder redundanten Schritte in einem Prozess, kann die Effizienz verbessert und der Zeitaufwand reduziert werden. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern kann auch die Qualität des Endprodukts oder der Dienstleistung verbessern, indem die Möglichkeiten für Fehler verringert werden.

Eine weitere gängige Verbesserungsmaßnahme ist die Automatisierung von Aufgaben. Viele repetitive oder routinemäßige Aufgaben können durch Technologie automatisiert werden, wodurch die Effizienz erhöht und menschliche Fehler minimiert werden können. Darüber hinaus können Mitarbeiter durch die Automatisierung dieser Aufgaben entlastet werden, so dass sie ihre Zeit und Fähigkeiten auf komplexere und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Die Integration von Systemen ist ebenfalls eine effektive Strategie zur Optimierung. Durch die Verknüpfung und Koordination verschiedener Systeme kann der Datenfluss und Kommunikation verbessert werden, was wiederum die Effizienz und Effektivität der Prozesse erhöht.

Zuletzt ist die Verbesserung der Datenqualität eine wichtige Verbesserungsmöglichkeit. Hohe Datenqualität ist unerlässlich für fundierte Entscheidungsfindung und effiziente Betriebsabläufe. Durch die Gewährleistung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Daten können Unternehmen ihre Leistung verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.

Nachdem die Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert wurden, geht es darum, konkrete Pläne für die Umsetzung dieser Optimierungen zu entwickeln. Die Erstellung von Optimierungsplänen ist ein sorgfältiger und detaillierter Prozess, der verschiedene Aspekte umfasst.

Zunächst ist es wichtig, klare und spezifische Ziele für die Optimierung festzulegen. Diese Ziele sollten sowohl quantitativ als auch qualitativ sein und den erwarteten Nutzen der vorgeschlagenen Verbesserungen darlegen. Es könnte zum Beispiel darum gehen, die Prozesszeit um eine bestimmte Prozentzahl zu reduzieren oder die Anzahl der Fehler in einem System auf ein bestimmtes Niveau zu senken.

Als nächstes sollten die spezifischen Maßnahmen definiert werden, die zur Erreichung dieser Ziele durchgeführt werden sollen. Dies könnte zum Beispiel die Automatisierung bestimmter Aufgaben, die Integration von Systemen oder die Verbesserung der Datenqualität umfassen.

Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Optimierungsplans. Jeder Schritt des Plans sollte einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden, die dafür verantwortlich ist, dass er korrekt und rechtzeitig umgesetzt wird.

Die Zeitschätzung ist auch ein wesentlicher Teil der Planung. Für jede Maßnahme sollte eine realistische Schätzung der benötigten Zeit erstellt werden. Dies hilft bei der Planung der Ressourcen und gibt einen Rahmen für den Fortschritt und die Fertigstellung des Projekts.

Schließlich sollte der Plan auch die Ressourcenanforderungen berücksichtigen. Dies umfasst sowohl die menschlichen Ressourcen – also die Anzahl der benötigten Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten – als auch die materiellen Ressourcen, wie zum Beispiel die benötigte Technologie oder Ausrüstung.

In dieser Phase werden die in den Plänen definierten Maßnahmen in die Praxis umgesetzt, um die identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten zu realisieren.

Zunächst beinhaltet dies die Durchführung von Veränderungen in den Prozessen. Dies kann die Reduzierung von Prozessschritten, die Automatisierung von Aufgaben oder andere spezifische Veränderungen beinhalten, die darauf abzielen, die Effizienz und Effektivität der Prozesse zu verbessern.

Die Umsetzung der Pläne kann auch die Anpassung oder Implementierung von Systemen beinhalten. Dies könnte zum Beispiel die Integration verschiedener Systeme zur Verbesserung des Datenflusses oder die Implementierung neuer Technologien zur Automatisierung von Aufgaben sein.

Ein weiterer wichtiger Teil der Umsetzungsphase ist die Schulung der Mitarbeiter. Wenn neue Systeme eingeführt oder bestehende Prozesse geändert werden, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter die notwendige Schulung erhalten, um diese effektiv nutzen zu können. Dies kann formale Schulungen, Workshops oder On-the-Job-Training beinhalten.

Schließlich kann die Umsetzung der Optimierungspläne auch eine Änderung der Richtlinien erfordern. Wenn zum Beispiel neue Technologien eingeführt werden oder Prozesse verändert werden, müssen möglicherweise auch die entsprechenden Richtlinien und Verfahren aktualisiert werden.

Nach der Umsetzung der Optimierungspläne ist der letzte, aber entscheidende Schritt in der Prozess- und Systemanalyse und Optimierung die Überprüfung und Kontrolle. Dieser kontinuierliche Prozess gewährleistet, dass die umgesetzten Verbesserungen die erwarteten Ergebnisse liefern und die Leistung der Prozesse und Systeme effektiv verbessert wird.

Regelmäßige Überprüfungen sind notwendig, um die Leistung der optimierten Prozesse und Systeme zu bewerten und zu verifizieren, ob die gesetzten Ziele erreicht werden. Dies könnte durch die Auswertung von Leistungsdaten, Kundenfeedback oder anderen relevanten Kennzahlen erfolgen. Wenn die Verbesserungen nicht die erwarteten Ergebnisse liefern, müssen die Ursachen identifiziert und möglicherweise zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden.

Kontrolle ist ebenso wichtig und dient der laufenden Überwachung der Prozesse und Systeme. Sie hilft dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten führen. Sie kann auch dazu beitragen, neue Möglichkeiten für Verbesserungen zu identifizieren, die in zukünftigen Optimierungsplänen berücksichtigt werden können.

Die regelmäßige Überprüfung und Kontrolle sind entscheidende Bestandteile eines effektiven Prozess- und Systemoptimierungsprogramms. Sie stellen sicher, dass die umgesetzten Verbesserungen nachhaltig sind und einen realen Nutzen für das Unternehmen liefern. Mit anderen Worten, sie schließen den Kreis des Optimierungsprozesses und bilden gleichzeitig die Grundlage für zukünftige Verbesserungsinitiativen.

Weiterführende Informationen

THE MAK’ED TEAM hat viel Erfahrung bei der erfolgreichen Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Folgend finden Sie weiterführende Informationen zur Herangehensweise bei der Digitalisierung in den verschiedenen Unternehmensbereichen, zu Projektbeispielen sowie Case Studies und weiteres:

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