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In vielen Unternehmen gehören Papierakten noch immer zum Alltag im Personalbereich. Hängeregister, Ordner und Archivschränke sind über Jahre gewachsen und dokumentieren die Informationen rund um Mitarbeitende in analoger Form.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsunterlagen für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Für viele Unternehmen ist das der Anlass, die Einführung der digitalen Personalakte jetzt anzugehen. Der Schritt weg von der Papierakte wirkt dabei häufig größer, als er tatsächlich ist. Denn mit der Einführung verändern sich nicht nur Systeme, sondern auch eingespielte Abläufe und gewohnte Arbeitsweisen. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob die digitale Personalakte kommt, sondern wie ihre Einführung strukturiert, praxisnah und erfolgreich gelingt.
Die Implementierung ist ein Projekt
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist ein eigenständiges Projekt und folgt einem klaren Vorgehen: von der Bestandsaufnahme über die Zieldefinition und Systemauswahl bis hin zur technischen Umsetzung und Begleitung der Organisation. Unabhängig davon, für welches System Sie sich entscheiden, steht eine Frage im Mittelpunkt: Wie sind Dokumentation, Rollen und Prozesse in der Personalakte strukturiert? Genau diese Grundlagen entscheiden über den Erfolg der Einführung.
Erfolgsfaktoren für die Einführung
Während der Planung des Projektes und Implementierung des ausgewählten Systems gibt es einige Faktoren, auf die man für eine erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte unbedingt achten sollte. Wir haben die wichtigsten vier Punkte herausgegriffen:
1. Struktur! Durchdachte Dokumentenlogik
Die Dokumentenlogik ist das organisatorische Fundament jeder digitalen Personalakte. Sie legt fest, welche Dokumente wo abgelegt werden, wie sie kategorisiert werden und welche Regeln für Speicherung, Zugriff und Aufbewahrung gelten. Eine digitale Personalakte soll Informationen schneller verfügbar machen als eine Papierakte. Fehlt eine klare Struktur, entstehen unterschiedliche Ablageorte, Mehrfachversionen von Dokumenten und ein hoher Suchaufwand. Eine einheitliche Dokumentenlogik sorgt dafür, dass Verträge, Bescheinigungen und Beurteilungen an einem eindeutig definierten Ort abgelegt werden. Deshalb gehört die Entwicklung der Dokumentenlogik zu den ersten konzeptionellen Entscheidungen bei der Einführung einer digitalen Personalakte.
2. Klarheit! Rollen– und Berechtigungsmodell
Die Personalakte beinhaltet viele sensible Daten. Deshalb ist ein klares Rollenmodell für Zugriffe auf eine digitale Personalakte aus Datenschutz-, Compliance-, Sicherheits- und Organisationsgründen unverzichtbar. Es stellt sicher, dass ausgewählte Mitarbeitergruppen nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen.
3. Aufräumen! Migration bestehender Papierakten
Die Migration von Papierakten in eine digitale Personalakte bedeutet weit mehr als das Einscannen von Dokumenten. Sie umfasst die Bereinigung, Strukturierung, Digitalisierung, Klassifizierung und Qualitätssicherung der gesamten Personalaktenlandschaft. Ziel ist es, bestehende Papierakten vollständig oder teilweise in ein digitales Personalakten-System zu überführen und die elektronische Akte als führendes System zu etablieren. Nach der erfolgreichen Migration stellt sich zudem die Frage, wie mit den bisherigen Papierakten umgegangen wird. Je nach gesetzlichen Anforderungen müssen Unterlagen archiviert, vernichtet oder in Teilen weiterhin im Original aufbewahrt werden. Eine sorgfältig geplante Migration schafft die Grundlage für eine vollständige, verlässliche und dauerhaft nutzbare digitale Personalakte.
4. Pflege! Der Betrieb im Alltag
Mit der Einführung der digitalen Personalakte endet das Projekt nicht. Erst dann beginnt die tägliche Arbeit mit der neuen Struktur. Unklar bleibt in vielen Unternehmen, wer Dokumente importiert, die Qualität der Akten prüft, Zugriffsrechte vergibt oder Anfragen der Nutzer bearbeitet.
Damit die digitale Personalakte ihren Nutzen im Alltag entfalten kann, braucht es klare Verantwortlichkeiten, definierte Pflegeprozesse und verbindliche Qualitätsstandards. Ein tragfähiges Betriebsmodell schafft Klarheit: Wer scannt und importiert Dokumente? Wer kontrolliert die Dokumentenqualität? Wer vergibt Zugriffsrechte und beantwortet Supportanfragen?
Fazit
Die digitale Personalakte ersetzt nicht nur Papierdokumente. Sie schafft die Grundlage für klare Prozesse, einen schnellen Zugriff auf Informationen und eine effizient organisierte Personalarbeit. Unternehmen, die den Umstieg strukturiert angehen, profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz und einer spürbaren Entlastung im Personalbereich. Über den Erfolg entscheidet dabei nicht das gewählte System allein. Entscheidend sind eine klare Dokumentenstruktur, ein durchdachtes Berechtigungskonzept, die sorgfältige Überführung bestehender Akten und ein Betriebsmodell, das im Alltag funktioniert. Wer diese vier Erfolgsfaktoren berücksichtigt, macht aus der Einführung der digitalen Personalakte mehr als ein Digitalisierungsprojekt. Es entsteht eine Grundlage, auf der Personalarbeit dauerhaft effizient, nachvollziehbar und rechtssicher organisiert werden kann. Mit Blick auf die ab 2027 verpflichtende elektronische Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsunterlagen lohnt es sich, die notwendigen Voraussetzungen frühzeitig zu schaffen.
THE MAK'ED TEAM begleitet mittelständische Unternehmen bei der Einführung der digitalen Personalakte – von der Analyse bestehender HR-Strukturen über die Entwicklung von Dokumentenstrukturen sowie Rollen- und Berechtigungskonzepten bis hin zur Systemauswahl, Umsetzung und Verankerung im Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht einzelne Softwarelösungen, sondern Prozesse, Verantwortlichkeiten und eine Personalakte, die im Unternehmensalltag zuverlässig funktioniert.
