Fokussiert Ihre Compliance Herausforderungen meistern

Branche: Produktionsunternehmen elektronische Bauteile

Unsere Rolle: Compliance Consultants

Projektzielsetzung:

• Rechtskonforme Umsetzung des zu erwartenden Hinweisgeberschutzgesetzes im Eigenbetrieb
• Proaktive Verankerung im Unternehmen als Bestandteil der nachhaltigen Unternehmensführung
• Gestaltung und Einführung der erforderlichen Prozesse

Vorgehensweise:

• Analyse des Aufbaus der Unternehmensgruppe mit Schwerpunkt Standorte in anderen Ländern, Sprache, Mitarbeiteranzahl, Betriebsrat, etc.
• Workshop mit den relevanten Stakeholdern zur Ermittlung des Ausgestaltung des Hinweisgeberschutzsystems, der Einordnung in die Organisation und Anforderungen an das Kommunikationskonzept
• Übersetzung des Workshops in einen Anforderungskatalog zur Auswahl einer passenden Software für das Hinweisgeberschutzsystem und Auswahl eines Anbieters
• Aktives Umsetzungsmanagement mit Einrichtung des digitalen, analogen, telefonischen und persönlichen Meldekanals inkl. der Gewährleistung der sicheren Kommunikation mit dem Hinweisgeber sowie der zusätzlichen Funktionen „Meckerkasten“ und „Verbesserungsvorschläge“.
• Einrichtung des Fallmanagements in dem Softwaretool mit automatischer Fristenüberwachung, Archivierungs- und Nachweisfunktionen
• Bestellung der unabhängigen Fallbearbeiter und Schulung der Fallbearbeiter
• Erstellung Verhaltenskodex und Schulung zum Verhaltenskodex
• Erarbeitung der begleitenden Kommunikation in Zusammenarbeit mit HR

Wichtigste Ergebnisse:

• Implementierung des Hinweisgeberschutzsystems
• Erweiterung des Systems um ein Modul „Meckerkasten“ und „Verbesserungsvorschläge“
• Revisionssichere Dokumentation
• Prozesse zur Sicherstellung des gesetzlich definierten Verfahrens von Hinweisen und Folgemaßnahme
• Prozesse zur Bewertung von eingehenden Meldungen hinsichtlich des Risikogehalts

Branche: Handel

Unsere Rolle: Compliance Consultants

Projektzielsetzung:

• Minimierung von Haftungsrisiken, Vermeidung von Vermögens- und Reputationsschäden, Gewährleistung von Marktzugängen (Ausschreibungen)
• Pragmatische Implementierung in bestehende Prozesse
• Einrichtung Compliance Management System nach ISO 37301

Vorgehensweise:

• Analyse der Ist-Situation und Klärung der strategiebasierten Ausprägung der Compliance zur Entwicklung eines Zielbildes mit Festlegung von Prioritäten
• Strukturanalyse mit Erhebung der Anforderungen im Unternehmen entlang der Value Chain mit Festlegung der Compliance-Bereiche
• Erhebung der Kommunikationsanforderungen
• Überleitung der Ergebnisse in den logischen Projektablauf zur Umsetzung
• Detaillierte Entwicklung und Strukturierung des CMS mit Festlegung der Methoden zur Verankerung in Prozessen und Strukturen, Methoden zur Überwachung, Methoden zum Monitoring sowie Methoden zur Risikosteuerung
• Implementierung mit Anpassung der Organisation, der Prozesse der erforderlichen Dokumente (Verhaltenskodex, Richtlinien, etc.)
• Konzeption Schulungen und Trainings in den jeweiligen Unternehmensbereichen
• Monitoring der Wirksamkeit

Wichtigste Ergebnisse:

• Definition Zielbild mit strategiebezogener Priorisierung
• Neuorganisation der zentralen Verantwortungen und Einbindung der regionalen Gesellschaften
• Fortentwicklung des Risikomanagements unter Neubewertung potenzieller Risiken
• Aufbau eines Compliance Berichtswesens an den Aufsichtsrat

Branche: Handwerk

Unsere Rolle: Consultant Finance & Controlling

Projektzielsetzung:

• Einrichtung des IKS zur Sicherstellung der vollständigen und richtigen Abbildung des Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens auf der Ebene der Monats- und Jahresabschlüsse nach HGB
• Stringente Übersetzung der Grundlage IDW PS 261 n.F. in das IKS

Vorgehensweise:

• Umfängliche Analyse der Ist-Situation in Bezug auf das Rechnungswesen mit Prozesse, Informationsversorgung, Bilanzierungs- und Bewertungsregeln
• Bewertung der Prozesse und Arbeitspapiere
• Abstimmung des identifizierten Änderungsbedarfs mit Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer
• Erstellung der modifizierten Prozesse mit Beschreibung und Anlage von modifizierten Arbeitspapieren im QM-System des Unternehmens unter Berücksichtigung der Herangehensweise des IDW PS 261 n.F. mit Prüf- und Kontrollschleifen inkl. Dokumentation
• Implementierung parallel zur Erstellung des Jahresabschlusses

Wichtigste Ergebnisse:

• Aufdeckung systematischer Fehler im Erstellungsprozess
• Vermeidung individueller Fehler durch Veränderung der Prozesse
• Schaffung von zeitgemäßen Arbeitspapieren
• Anbindung an das Risikomanagement