Effizienz der Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern
Die Effizienz einzelner Abteilungen oder Bereiche in einem Unternehmen bedeutet nicht zwingend eine hohe Organisationseffizienz. Für die Organisationseffizienz ist die End-to-End-Betrachtung der Prozesse entscheidend, die typischerweise abteilungs- und bereichsübergreifend gestaltet sind. Die Definition und Ausgestaltung der Schnittstellen spielen hierbei eine zentrale Rolle, um abteilungs- und bereichsübergreifend effizient sein zu können.
Die Umsetzung in mittelständischen Unternehmen führt deshalb zu einer mehrstufigen Betrachtung unter Berücksichtigung der einzelnen Abteilungen mit ihren Rollen und der Schnittstellen, um die jeweilige Rolle in die Lage zu versetzen, ihre Prozessschritte zu erledigen.
Wir stellen nachfolgend einige typische Situationen in mittelständischen Unternehmen vor, die im Sinne der Verbesserung der Organisationseffizienz verändert werden müssen.
In der Verwaltung
In der Verwaltung eines Unternehmens, also in den Funktionsbereichen Auftragsabwicklung, Einkauf, Finanzen, etc., finden sich zumeist die typischen Kernprozesse:
- Order-to-Cash (vom Kundenauftrag zum Zahlungseingang)
- Purchase-to Pay (vom Bedarf zum Zahlungsausgang)
- Record-to-Report (Buchhaltung, Monats- und Quartalsabschlüsse)
Die typischen Findings in der Unternehmenspraxis sind doppelte Datenerfassung mit parallelen Excel-Listen, unklare Vollmachten, mangelnde Qualität der Stammdaten.
Ein positiver Beitrag zur Organisationseffizienz kann durch eine gezielte Veränderung erreicht werden:
- Prozessaufnahme mit Fokus auf Medienbrüche, Schnittstellen, Wartezeiten, fehlenden Informationen, Anzahl von Wiederholungsschleifen und erforderlichen Rückfragen
- Optimierung der Prozessketten mit Fokus auf klare Verantwortungen, z.B. zentrale Anlage von Aufträgen und Stammdaten, Standardformulare, Checkliste und vereinfachte Freigabe- und Genehmigungsregelungen
- Unterstützung durch IT und Digitalisierung mit Fokus auf Einsatz von ERP (Enterprise Resources Programm) und DMS (Dokumenten Management System) und Etablierung von Workflows z.B. für Bestellfreigaben, Urlaubsanträge, Eingangsrechnungen, etc.
In den unterschiedlichen Schnittstellen wird festgelegt, dass alle erforderlichen Informationen in der richtigen Qualität, vollständig und zeitgerecht zur Verfügung stehen. Hieraus ergeben sich die Anforderungen für eingehende, aber auch für abgehende Prozessketten in bzw. aus einer Abteilung.
In der Produktion:
In der Produktion finden sich regelmäßig der Kernprozess Order-to-Delivery (Auftragseingang bis Auslieferung). Hieraus ergeben sich die zentralen Themen einer Produktion mit dem Materialfluss, der Fertigungssteuerung, der Rüstzeiten, der Bestände und der Qualität sowie der Qualitätskontrolle.
Ein positiver Beitrag zur Organisationseffizienz kann durch eine gezielte Veränderung erreicht werden:
- Wertstromanalyse zur Aufnahme des Material- und Informationsflusses vom Auftragseingang bis zum Versand mit Messung der Durchlaufzeiten, der Bearbeitungszeiten, der Bestände sowie Darstellung der Engpässe.
- Optimierung Layout und Materialfluss durch die Verkürzung von Wegen, Schaffung einer logischen Arbeitsplatzreihenfolge, zeit- und mengengerechter Materialbereitstellung unter Einsatz geeigneter Methoden.
- Reduktion der Rüst- und Bearbeitungszeiten durch SMED-Ansätze (Single-Minute Exchange of Die) oder Standardarbeitsanweisung, Informationsbereitstellung.
- Optimierung der Fertigungssteuerung mit klaren Priorisierungsregelungen und realistische Planung sowie Reduzierung von angearbeiteten Leistungen.
- Etablierung eines Shopfloor-Managements mit regelmäßigen Kurzmeetings, Kennzahlen-Board für Key Performance Indicators, z.B. Anlageneffektivität, Ausschussquoten, Termintreue, Rüstzeiten.
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten an einen oder mehrere Teamleiter mit Ergebnisverantwortung und unter Einbindung von Instandhaltung, Logistik und andere produktionsrelevanten Teilbereiche.
Die Schnittstellen-Thematik ist im Produktionsbereich zumeist deutlich komplexer. Einerseits muss der Informationszulauf sichergestellt werden, der alle relevanten Produktionsdaten enthalten muss. Ebenso liefert die Produktion an verschiedene Abteilungen oder Bereiche im Unternehmen Informationen zur Steuerung einzelner Auftrag und des Unternehmens als Ganzes. So sind Materialentnahmen zu dokumentieren, Arbeits- und Maschinenzeiten auf auftrags- oder abteilungsbezogen zu führen, und vieles anderes mehr.
Erfolgskritische Faktoren
Die Effizienzverbesserungen in den End-to-End-Prozessen und in der Gesamtheit der Organisation gelingt durch die gesamtheitliche Betrachtung der Anforderungen, die das Unternehmen zu erfüllen hat. Die Organisation legt fest, an welcher Stelle des Unternehmens welche Anforderung zu erfüllen ist und was hierzu benötigt wird. Das „Was“ kann aus einer Vielzahl von vorgelagerten Prozessschritten entstehen. Somit hat jeder Prozessschritt zu berücksichtigen, was nachgelagerte Prozessschritte benötigen.
Fazit:
Organisationseffizienz heißt, dass das gesamte Unternehmen aus Prozessen, Rollen, Struktur, Steuerung und Kultur so aufgebaut wird, dass Wertschöpfung zuverlässig, im vorgegebenen Zeitrahmen und mit wenig Reibungsverlusten entsteht. Eine kluge Mischung aus Detailbetrachtung und Fokus auf die Gesamtkonstellation sorgt für die Effizienz im Unternehmen.
THE MAK’ED TEAM entwickelt für mittelständische Unternehmen branchenübergreifend wirksame Konzepte zur nachhaltigen Verbesserung der Effizienz im Unternehmen. Wir verstehen Organisationseffizienz als Prozessmanagementsystem zur gesamtheitlichen Steuerung des Unternehmens. Zusammen mit der strategischen Ausrichtung werden wertvolle Beiträge zur nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit erreicht.
