Organisationseffizienz ist die Effizienz der Zusammenarbeit
Die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen leidet derzeit u.a. an hohen Energie- und hohen Lohnnebenkosten, an einem überbordenden Berichtswesen sowie an schleppenden Genehmigungen und Bürokratie. Zugebenermaßen sind die Einflussmöglichkeiten auf diese Faktoren gering. Stattdessen müssen Unternehmen ihren Fokus auf die Verbesserung der Effizienzen legen, um die gewünschten Ergebnisse mit einem minimalen Ressourcenverbrauch zu erreichen.
Hier rückt die Organisationseffizienz in den Fokus. Organisationseffizienz ist die Effizienz des Gesamtsystems und steuert insbesondere in den Schnittstellen über die Abteilungsgrenzen hinweg, sodass wir von der Effizienz der Zusammenarbeit sprechen.
Vorteil der Organisationseffizienz gegenüber einer Einzelbetrachtung
In mittelständischen Unternehmen kommt es darauf an,
- wie schnell aus Nachfrage Umsatz wird,
- wie zuverlässig aus Umsatz Marge
- wie schnell aus Marge Cash
Diese Ergebnisse ergeben sich aus den End-to-End-Eigenschaften des Systems und nicht einer Abteilung. Die Prozesse müssen abteilungsübergreifend effizient sein.
Organisationseffizienz ist somit die Fähigkeit eines Unternehmens, die gewünschte Wertschöpfung wiederholbar und skalierbar mit minimalem Ressourcenverbrauch und minimalem Managementaufwand zu liefern, sodass Ergebnis, Cashflow und Lieferversprechen planbar erfüllt werden können.
Bedeutung der Schnittstellen
Im Prozesskontext und somit unter dem Aspekt der Effizienz sind Schnittstellen keine „Übergaben von A nach B“. Eine Schnittstelle umfasst stets vier Dimensionen:
- Objekt der Übergabe: Was wird übergeben? (Daten, Auftrag, Spezifikation, Ware, Ticket, Entscheidung)
- Qualitätskriterium: Woran erkennt der Übernehmer, dass Verarbeitbarkeit gegeben ist? (Vollständigkeit, Richtigkeit, Standard)
- Verantwortung: Wer ist wofür verantwortlich? (Case Owner, Prozess Owner, RACI, Eskalation)
- Takt & Kanal: Wann und wie läuft die Übergabe? (System-Workflow, E-Mail, ad hoc, Pull, Push)
Sobald eine der Dimensionen fehlt, entstehen weitere Bearbeitungsschleifen, Liegezeiten oder Nacharbeiten.
Effizienzkiller Schnittstelle
An jeder Schnittstelle übersetzt die Organisation Informationen. So repräsentiert die Schnittstelle CRM – ERP die Übergabe eines Angebots in einen Auftrag, ggf. mit Spezifikationen und einen resultierenden Arbeitsplan.
Jede Übersetzung von Informationen trägt Fehlerwahrscheinlichkeiten in sich, so dass Rückfragen, Korrekturen, Doppelerfassungen oder falsche Priorisierungen entstehen können. Entstehen Medienbrüchen ist jeder Medienbruch somit eine potenzielle Nacharbeitsfabrik.
Kern der Organisationseffizienz
Prozesse werden nur dann nachhaltig besser, wenn die Effizienz in der Organisation gleichzeitig mit verbessert wird. Hierzu gehört die Definition von Rolle, die Zuweisung von Verantwortung, der Daten- und Informationsfluss, die IT- und Tool-Ausstattung. Der Fokus liegt somit immer auf End-to-End mit einem klaren Denken in Wertströmen und nicht in Abteilungen.
Um eine hohe Organisationseffizienz zu erreichen, benötigt ein Unternehmen das erforderliche Mindset, eine Kultur der Verlässlichkeit: Termintreue, Sachorientierung und konsequentes Hinterfragen des Status quo zur weiteren Verbesserung sind unerlässlich, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und auf einem Niveau zu halten, das stabile Ertragskraft verspricht.
Fazit
Effizienz heißt Output mit minimalem Input – Organisationseffizienz heißt hingegen, dass das gesamte Unternehmen aus Prozessen, Rollen, Struktur, Steuerung und Kultur so aufgebaut wird, dass Wertschöpfung zuverlässig, im vorgegebenen Zeitrahmen und mit wenig Reibungsverlusten entsteht. Eine transparente Steuerung über Kennzahlen sichert den Erfolg systematisch ab.
THE MAK’ED TEAM entwickelt für mittelständische Unternehmen branchenübergreifend wirksame Konzepte zur nachhaltigen Verbesserung der Effizienz im Unternehmen. Wir verstehen Organisationseffizienz als Prozessmanagementsystem zur gesamtheitlichen Steuerung des Unternehmens. Zusammen mit der strategischen Ausrichtung werden wertvolle Beiträge zur nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit erreicht.
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