THE MAK'ED TEAMTHE MAK'ED TEAM

by Ann-Katrin Hardenberg

Welcome on Board!

Projekteinsichten: Konzeption und Implementierung eines Onboarding-Programms für neue Mitarbeiter

 

Den guten alten Einarbeitungsplan kennen noch viele von ihrem eigenen Start in einem Unternehmen – und dies war wahrscheinlich dann vor allem in einem Unternehmen, das bereits eine bestimmte Größe als Mittelständler erreicht hatte.

Dieser Einarbeitungsplan ist heute ein wichtiger Bestandteil im Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters. Onboarding bezeichnet man die Periode der Einstellung und Aufnahme eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Hierzu werden verschiedene Maßnahmen eingesetzt, um eine schnelle und reibungslose Integration im neuen Arbeitsumfeld zu erreichen. Das Onboarding beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit – wenn man es ernsthaft und nachhaltig betreibt, nach der festen Integration in einer definierten Position.

Ziel des Onboardings ist es, neue Mitarbeiter schnell und gezielt in die Organisation, seine Prozesse, Strukturen und Produkte sowie den jeweiligen Arbeitsbereich mit seinen Arbeitsmethoden und Spezifika einzuarbeiten. Je schneller ein Mitarbeiter gut eingearbeitet ist, desto schneller kann er in einer Organisation produktiv und effizient werden und an den Unternehmenszielen mitarbeiten.

Besonders wichtig im Onboarding-Prozess ist nicht nur, dem Mitarbeiter, die benötigten Informationen und Kompetenzen rund um seinen Arbeitsplatz zu vermitteln. Weitaus bedeutender ist, ihn auch von der ersten Minute an für das Unternehmen, seine Aufgaben und sein Umfeld zu begeistern und so Engagement, Motivation und Vertrauen zu festigen. Eine klare Struktur in der Einarbeitung, die Unterstützung und das Feedback der Führungskraft und der Kollegen gelten als Erfolgsfaktoren und geben dem neuen Mitarbeiter Orientierung.

THE MAK‘ED TEAM unterteilt den Onboarding-Prozess in drei Stufen:

  1. Onboarding Phase für die Vorbereitung
  2. Onboarding Phase für die Orientierung
  3. Onboarding Phase für die Integration

Der zeitliche und inhaltliche Umfang der einzelnen Phasen richtet sich nach dem Unternehmen, seiner Größe und Komplexität sowie nach der jeweiligen Stelle, die besetzt wird. Die Onboarding-Struktur ist für alle Mitarbeiter im Unternehmen gleich.

Erfolgreiches Onboarding lässt sich auf folgende Faktoren zurückführen:

  1. Verankerung in der Personalstrategie und in der Personalentwicklung
  2. Klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung in der Einheit und im Personalmanagement
  3. Automatisierung des Onboarding-Prozesses durch digitale Tools: Die Einarbeitung erfolgt schneller und die Mitarbeiterbindung ist messbar höher als bei konventionellen Verfahren
  4. Standardisierung des Onboarding-Prozesses und permanente Weiterentwicklung der Inhalte und der Verfahren innerhalb des Prozesses
  5. Positive Feedbackkultur in Richtung des Unternehmens und Controlling der Maßnahmen.

 

Für ein mittelständisches international agierendes Produktionsunternehmen hat THE MAK’ED TEAM ein Bereichs- und Standortübergreifendes Onboarding-Programm konzipiert und in der Folge implementiert.

Klare Forderung für das Projekt war eine reibungslose Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, die gegenüber der bisherigen Vorgehensweise standardisiert, schnell und zielgerichtet erfolgen muss. Hierbei wurde ein besonderes Augenmerk auf die Motivation und auf die sofortige und bereichsübergreifende Vernetzung der neuen Mitarbeiter mit ihren neuen Kollegen gelegt. Hierfür mussten der Onbording-Prozess sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sein.

Inhalte des Projektes waren somit:

  • das Aufstellen eines stringenten Prozesses für das Onb
  • Die Definition der Verantwortlichkeiten und der Aufgaben, die die verschiedenen Akteure in dem Prozess einnehmen.
  • Die Konzeption eines 2-tägigen bereichsübergreifenden Präsenzprogramms als Teil der Orientierungsphase im Unternehmen: hierbei ging es um die konzeptionelle Aufsetzung mit verschiedenen Methoden und Akteuren im Unternehmen. Die regelmäßige Durchführung des Programms sollte von den wichtigsten Bereichen des Unternehmens mitgetragen werden. Die Inhalte des Programms waren eine Mischung aus Themen rund um das Unternehmen mit seinen Werten, Strategie, seiner Arbeitsweise, Strukturen und Produkte.
  • Die Einführung eines begleitenden digitalen Onboarding-Tools: dieses Tool begleitete die Mitarbeiter im gesamten Onboarding-Prozess einerseits zur Vernetzung untereinander, zum Teilen von Informationen und zum Hochhalten der Motivation.
  • Die Erarbeitung einer Kompetenzmatrix, die pro Rolle in der Einarbeitungsphase zu erfüllen waren.

Das Onboarding-Programm wurde für das Unternehmen zu einem Erfolg. Nach Innen strahlte das klare und motivierende Konzept auf die Mitarbeiter aus, die immer mehr Teil dieser Veranstaltung werden wollten. Nach Außen wurde es als Teil der Employer Branding Aktivitäten eingesetzt, für das Anziehen von Fachkräften und bei allen Maßnahmen zur Erhöhung der Unternehmensattraktivität.

Der klar strukturierte Prozess entlastet Führungskräfte und Kollegen und schafft einen messbaren Mehrwert. Der verantwortliche HR-Bereich und insbesondere die Personalentwicklung hat sich mit der Etablierung deutliche Sichtbarkeit und Anerkennung verschafft – und trägt merkbar zum Unternehmenserfolg bei.

 

THE MAK’ED TEAM für Lösungsentwicklung und -umsetzung bei Herausforderungen in Management & Development & Learning im Mittelstand und in Institutionen. THE MAK’ED TEAM arbeitet in der Unternehmens-, Organisations-, Personal- und Geschäftsfeldentwicklung mit starkem Fokus auf Finance, HR und Sales and Marketing. Unter anderem entwickelt THE MAK’ED TEAM Strategien und Konzepte für eine zielgerichtete, effiziente Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und Onboarding-Programme in mittelständischen Unternehmen und begleitet diese bis zur Implementierung.

Ann-Katrin Hardenberg
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